Tools für die Gastronomie: Online-Personalplaner Papershift

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Tools für die Gastronomie: Online-Personalplaner Papershift

Als Softwarehersteller versuchen wir natürlich stets über unseren Tellerrand zu blicken und schauen uns auch immer gerne nach anderen tollen Programmen für die Gastronomie um. Dabei sind wir auf Papershift gestoßen, ein Tool für Dienstplanung und Zeiterfassung, welches u.a. für die Gastronomie konzipiert wurde. Mehr über das Tool erzählt uns der Gründer Michael Emaschow im Interview.

Hi Michael, bei Papershift handelt es sich ja um einen Online Schichtplaner, doch nicht nur das. Kannst Du uns einen kurzen Überblick geben, was ich mit Papershift noch machen kann, außer einen Dienstplan erstellen?

In der Tat ist Papershift nicht nur ein Dienstplanungs-Tool, sondern deckt den kompletten Prozess der Personalplanung ab und integriert dabei die Mitarbeiter. Das beginnt mit dem Mitarbeiter-Check-In beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters, über die Dienstplanung, die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, bis hin zur Lohnabrechnung und Auswertung. Und da Papershift cloudbasiert ist, geht das Ganze unabhängig von Ort und Zeit, von jedem internetfähigen Endgerät aus.

Das klingt gut! Mein Eindruck ist aber, dass Dienstpläne nicht nur in Restaurants oder der Gastronomie oftmals noch analog erstellt werden. Es hängt ein Zettel an der Wand und Service-Kräfte tragen sich ein, es werden Post-its hin und her geklebt, etc. Was waren für Euch die Gründe, Online Dienstpläne anzubieten?

Wir bei Papershift glauben, dass Mitarbeiter die wichtigste Ressource eines Unternehmens sind. Daraus ergibt sich, dass die Themen Organisation und Personalplanung erfolgskritisch sind, besonders im Zuge der Digitalisierung. Unsere Erfahrung im Bereich SaaS (Software as a Service) hat gezeigt, dass hier bei vielen Unternehmen noch Nachholbedarf besteht. Gerade für den HR-Bereich bietet Cloud-Software einen entscheidenden Vorteil, da sie zeit- und ortsunabhängig verfügbar ist und dadurch eine Beteiligung der Mitarbeiter am Personalplanungsprozess ermöglicht, wodurch wiederum Prozesse effizienter gestaltet werden können.    


Ja, das sehen wir auch so, aus dem gleichen Grund setzen wir auch auf cloudbasierte Lösungen. Aber gerade Gastronomen legen ihr Hauptaugenmerk oft auf ihr Essen und das Restaurantmanagement und sind selten sehr IT- oder Computer-affin. Wo seht Ihr die größten Hürden oder Bedenken Eurer Kunden, Online Schichtplaner zu verwenden?

Häufig haben sich Kunden über lange Zeit mit ihrer “Zettelwirtschaft” arrangiert und scheuen die Umgewöhnung an ein neues System, weil es oftmals eine lange Einarbeitungszeit und teure Schulungen bedeutet. Hinzu kommt, dass es gerade in der Gastronomie Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichem fachlichen und persönlichen Hintergrund gibt. Das und die von euch bereits genannte fehlende Computer-/IT-Affinität, führen dazu, dass viele Gastronomen befürchten, dass der Umgang mit einem Computer-System zusätzlichen Aufwand bedeutet und das Personalmanagement noch umständlicher und zeitaufwändiger wird.

Papershift begegnet diesen Bedenken zum einen mit radikaler Einfachheit und einer intuitiven Bedienoberfläche: Wer den Kalender auf seinem Smartphone bedienen kann, kann auch mit Papershift arbeiten. Zu Anderen bekommt jeder Kunde eine kostenlose Einführung in unser System, zugeschnitten auf seine Branche und seine individuellen Anforderungen. 

Wer den Kalender auf seinem Smartphone bedienen kann, kann auch mit Papershift arbeiten 

Da unsere Mitarbeiter Experten im Bereich Personalplanung sind, können wir hier oftmals Wege aufzeigen, wie Aufgaben noch schneller und einfacher gelöst werden können, sodass nicht selten Aha-Momente entstehen, wenn Kunden merken “So geht’s auch – und zwar schneller und einfacher!”.

Natürlich kann der Kunde sich bereits vor dem Kauf ein Bild von unserer Software machen, z.B. während einer Livedemo oder der 14-tägigen Testphase, in der er alle Funktionen unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen kann. Bei Fragen oder Problemen im laufenden Betrieb steht unser Support telefonisch oder per Chat zur Verfügung, außerdem gibt es auf unserer Support-Seite ausführliche Antworten und Erklärungen zu fast allen Themen und auf unserem Youtube-Channel Webinare und Tutorials zu den wichtigsten Arbeitsabläufen mit Papershift.

Neben der Bedienerfreundlichkeit ist sicher auch das Thema Datensicherheit ausschlaggebend...


Genau da setzt meine nächste Frage an: Datenschutz ist ja nicht erst seit der DSGVO für Restaurants wichtig: Ihr seid ein deutsches Unternehmen, aber wie und wo speichert ihr Eure Daten?

Ja, gerade im Bereich der Personalplanung spielt der Schutz von (Mitarbeiter-)Daten eine große Rolle, weshalb unsere Kunden für dieses Thema sehr sensibel sind. Wir bei Papershift sind uns dessen bewusst. Damit die Daten unserer Kunden jetzt und auch in Zukunft sicher sind, orientiert sich Papershift selbstverständlich an den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telemediengesetzes (TMG) und der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Weiterhin haben wir eigene Datenschutzziele definiert und Maßnahmen ergriffen, wie z.B. indem wir Server ausschließlich in Deutschland betreiben.


Zu Euren Referenzkunden gehören auch Konzerne wie Aldi oder Subway, Ihr richtet Euch aber auch an „das Restaurant von Nebenan“. Wie gelingt es Euch, das in den Funktionen und der Usability Eurer Dienstplan-Software zu vereinen?

Die Lösung dafür ist einerseits Flexibilität, sowohl was den Umfang als auch die Art der Funktionen angeht. Aufbauend auf unseren Basis-Produkten Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheits-Management, bieten wir Produktpakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang an. Diese Pakete können mit Papershift-Apps flexibel erweitert werden, z.B. mit der Aufgaben-App oder der Stempeluhr-App für Tablets. Und sollte das nicht ausreichen, bieten wir mit der Enterprise-Lösung eine maßgeschneiderte Version von Papershift an. So schafft es Papershift, jeden Use Case abzubilden, egal für welche Branche oder Unternehmensgröße.

Andererseits  setzen wir bei der Gestaltung unserer Software auf radikale Einfachheit: Das Herzstück unserer Software bildet der Kalender, in dem Nutzer einfach per Klick Schichten erstellen, Mitarbeiter einteilen oder Abwesenheiten eintragen können. Unser Ziel  ist es, jeden Use Case unserer Kunden mit diesem Grundgerüst abzubilden um eine professionelle Software anzubieten die dennoch lern- und bedienerfreundlich ist.


Vielen Dank für das Interview, Michael!

von Karina Leitner über Digitalisierung, Food und Gastronomie

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