Seit über einem Jahr arbeiten wir daran, die in CentralStationCRM gespeicherten Dateien nur noch in Deutschland und nicht länger mit Hilfe der Amazon Dateispeicherlösung (AWS) zu speichern. Alle so...

Seit heute können Gäste selbstständig online stornieren. Den Link dazu erhalten die Gäste in ihrer Bestätigungsmail. (Sollten Sie diese Funktion NICHT wünschen, kontaktieren Sie gerne kurz den Supp...

Verschönern Sie die Optik Ihrer E-Mails mit Ihrem Logo. Wenn Sie in Ihren Account-Einstellungen Ihr Logo hinterlegen, wird dies z.B. bei Ihren Reservierungsbestätigungen oberhalb des Textes angezei...

Lange gewünscht und nun endlich da: Ab sofort gibt es CentralPlanner auch als App für Ihr iPhone, iPad oder Android Smartphone oder Tablet.    Laden Sie sich die App direkt ko...

Da aktuell immer wieder verschiedene Öffnungsszenarien angedacht und getestet werden, haben wir das Webformular für Online-Reservierungen um ein Check-Box erweitert. Diese lässt sich als Pflichtfeld definieren und kann zum Beispiel dazu dienen, Gäste bereits bei der Reservierung auf die Notwendigkeit eines negativen Corona-Tests hinzuweisen. Die Check-Box können Sie in den Einstellungen des Webformulars aktivieren und mit einem Hinweistext versehen. (Accounteinstellungen > Online-Formulare > Formular auswählen >Formular bearbeitet > weitere Optionen)So sieht es der Gast:

Wer war das? Und was genau wurde umgestellt? Solche oder ähnliche Fragen stellt man sich im hektischen Gastro-Betrieb des öfteren, gerade wenn mehrere Kolleginnen und Kollegen Tische zuweisen oder das Service-Personal zwischenzeitlich gewechselt hat. Einige dieser Informationen konnte man sich auch bisher schon anzeigen lassen. Um Änderungen in Ihrem Reservierungssystem in Zukunft noch genauer nachvollziehen zu können, haben wir die Verlaufsansicht zu jeder Reservierung deutlich detaillierter gemacht. Ein Klick auf “Details anzeigen” reicht aus und Sie sehen genau, wer wann beispielsweise die Tischzuweisung geändert hat.Die Änderungen sehen Sie ab sofort sowohl im Verlauf der einzelnen Reservierung, als auch auf der Gesamtübersicht. Das erspart hoffentlich so manche Misskommunikation.  Viel Spaß weiterhin mit Ihrem CentralPlanner!

Nach wertvollem und wirklich konstruktivem Kundenfeedback haben wir uns beim CentralPlanner nochmal intensiv mit dem Umgang von “No Shows” beschäftigt. Unter “No Shows” versteht man Gäste, die zwar reservieren, dann aber nicht erscheinen.  Seit ein paar Tagen ist die neue Version online und im Einsatz. Hier die Details: Sobald Sie eine Reservierung als “No Show” markieren, vergeben wir automatisch ein Schlagwort zu dem Gast. Ruft der Gast erneut an, sollte das Schlagwort “No Show” direkt ins Auge stechen. Was aber ist mit "No Shows" bei Online Reservierungen?  Für Gäste mit diesem Schlagwort erfolgt keine automatische Bestätigung mehr. Stattdessen werden Sie benachrichtigt und können die Anfrage manuell bestätigen oder absagen. Auch im Status Verlauf sehen Sie ab sofort die Schlagworte oder “Tags”. Das ist nicht nur für Reservierungen von “No Show”-Gästen interessant, sondern sicher auch bei der Skatrunde, der Hochzeit und Co. Aber, bekanntlich ist einmal ja keinmal und vielleicht haben Sie sich mit einem Gast versöhnt, weil er sich erklärt hat. Wenn Sie seinen “No Show”- Makel entfernen wollen, entfernen Sie einfach das Schlagwort auf der Seite des Kontaktes. Dass es mal eine “No Show”-Reservierung gab, sehen Sie trotzdem weiterhin auf der Kontaktseite, bzw. auf  unserer neu eingeführten Seite zur “No Show Rate”, quasi der Frequenz wie oft das vorkam (z.B. bei einem von sechs Besuchen). Dort sehen Sie demnach auf einen Blick, ob es sich um eine Ausnahme handelte oder öfter vorkam. Bei dieser Gelegenheit haben wir uns gleich auch Ihre Altdaten angeschaut und alle Kontakte mit dem Schlagwort “No Show” versehen, bei denen Sie schonmal eine Reservierung als "nicht erschienen" vermerkt haben. Diese Kontakte können Sie mit einem Klick sehen, wenn Sie auf die Übersicht der Kontakte gehen und das Schlagwort anklicken. Sie sehen, Ihr Feedback kommt an und hilft uns, den CentralPlanner immer wieder ein Stückchen besser zu machen. Danke dafür!

Insbesondere für Kunden mit sehr vielen Reservierungen pro Tag haben wir gute Nachrichten, denn wir haben die Geschwindigkeit dieser langen Seiten deutlich verbessern können. 

Im Zuge der Wiedereröffnung müssen Restaurants, Eventlokalitäten und Sportcenter neue gesetzliche Corona-Regelungen erfüllen, allen voran die Reservierungspflicht.  Beim CentralPlanner entwickeln wir momentan täglich neue Features, damit Sie als Betreiber in der Lage sind, diese Auflagen zu erfüllen. Folgende Features unterstützen Sie bei den Corona-Auflagen: Kontaktdaten ALLER Gäste Bisher reichte es ja völlig aus, die Kontaktdaten des reservierenden Gastes zu speichern. Das ist nach den aktuellen Vorgaben nicht mehr so, denn im Falle einer Corona-Infektion sollen alle Gäste informiert werden können, die sich mit der infizierten Person in einem Lokal aufgehalten haben. Wir haben das Online-Reservierungsformular deshalb so ausgeweitet, dass direkt weitere Gäste direkt erfasst werden können.  Eine genaue Anleitung wie Sie das neue Formular nutzen, finden Sie in unserem Hilfe-Bereich. Kontaktdaten als Pflichtfeld Während wir “bis Corona” auf eine Kontaktmöglichkeit  (Telefon oder E-Mail) gesetzt haben, lassen sich zukünftig alle Kontaktdatenfelder als Pflichtfelder definieren. Das verschafft den Gastronomen die nötige Rechtssicherheit. Kontaktdatenformular zum Ausdrucken als Download Keine Reservierungspflicht wird verhindern können, dass spontan Gäste im Restaurant auftauchen. Die wieder wegzuschicken, kann sich in diesen Tagen kein Gastronom erlauben. Bestenfalls werden diese sofort digital im CentralPlanner nachgetragen. Ist das nicht möglich und um Warteschlangen im Eingangsbereich zu verhindern, bieten wir ein Formular zum Ausdruck an, welches dann direkt am Tisch ausgefüllt werden kann.  Download: Formular ohne Adresse              Download: Formular mit Adresse Falls Sie Fragen oder Feedback haben, schreiben Sie uns gerne!

Viele Centralplanner-User teilen sich einen Login für einen Bereich im Unternehmen, z.B. gibt es einen Login für die Theke, einen für die Küche und einen für die Rezeption. So sieht man zwar, welcher Bereich eine Reservierung eingegeben oder bearbeitet hat, aber nicht welche Person. Einige Restaurants haben sich damit beholfen, ein Namens-Kürzel in die Notiz zu schreiben. Das ist ab sofort nicht mehr nötig. Eine genaue Anleitung, wie Ihr die geteilten Zugänge nutzt, findet Ihr in diesem Video: Accountinhaber können nun in den Einstellungen sogenannte “geteilte Zugänge” einrichten und diesen die konkreten Namen der Mitarbeiter in diesem Bereich zuweisen. Z.B. arbeiten im Bereich “Theke” die Kollegen Simon, Jan und Axel mit dem Login “theke@restaurant-superlecker.de” und dem dazugehörigen Passwort. Bei allen zukünftigen Aktionen wie dem Anlegen, Bearbeiten oder Löschen einer Reservierung muss die/der Service-Mitarbeiter dann zuvor ihren/seinen Namen auswählen. Das bedeutet im oft hektischen Tagesgeschäft einen Klick mehr, erspart aber viel Fragerei und Konfusionen. Einfacher als das Eintragen eines Kürzels ist es allemal. Noch schärfere Mechanismen wie etwa die Eingabe eines vierstelligen Pin-Codes vor jeder Aktion wollten wir in jedem Fall vermeiden, weil das schlicht zu sehr aufhält und mehr Probleme schafft als löst. Ich hoffe Ihr seid ebenso happy mit dem neuen Feature wie wir. Falls Ihr Fragen oder Feedback habt, schreibt uns gerne!

Das Online-Reservierungsformular ist neben den E-Mails für die Bestätigung oder Erinnerung zu Reservierungen das, was Ihre Kunden von Ihrem Reservierungssystem sehen. Dass dieses also leicht bedienbar und optisch ansprechend gestaltet sein soll, versteht sich für uns von selbst.  Speziell bei der Optik haben wir aber noch Verbesserungsbedarf gesehen und uns genau darum jetzt gekümmert. Das Ergebnis: Ein komplettes Redesign des Formulars. Im Wesentlichen waren die Änderungen am Reservierungsformular nur optischer Natur. Es gibt jedoch zwei nette Nebeneffekte: Weniger Höhe benötigt Im Vergleich zum alten benötigt das neue Online-Reservierungsformular weniger Höhe und lässt sich somit noch besser in Ihre Website integrieren. Art der Kundenansprache wählbar Ab sofort können Sie innerhalb Ihres CentralPlanners einstellen, ob Sie Ihre Gäste duzen oder siezen möchten. Das Online Formular und alle E-Mails an den Gast verwenden dann die von Ihnen gewählte Ansprache.  Die Art der Ansprache können Sie in den Accounteinstellungen festlegen und ändern (Zahnrad > Accounteinstellungen > Name & Anschrift, Sprache & mehr > Ansprache). 

Seit Oktober 2018 hat es wieder eine Handvoll Neuerungen in CentralPlanner gegeben, die die Handhabung von Reservierungen und das Reservierungs-Formular betreffen. Text-Hervorhebung in Notizen  Inzwischen ist es zudem möglich, den Text von Tages- und Reservierungsnotizen auszuzeichnen. Einige Kunden hatten uns berichtet, dass wichtige Hinweise in der Reservierungsübersicht allzu schnell untergingen und drohten, überlesen zu werden. Deswegen kann man sie jetzt z.B. fett oder farbig machen, damit sie sich besser abheben. Monatsansicht aus Kalender-Menü erreichbar Ein weiteres Feature betrifft den ausklappbaren Monatskalender bei der Tagesansicht. Von dort aus gelangt man jetzt nicht nur zu anderen Tagen des selben Monats sondern über ein neues Icon auch direkt in die Detailansicht des ganzen Monats. Wenn Sie zu einem speziellen Tag in der Zukunft springen wollen können Sie den Tag übrigens auch direkt rechts oben in der Suche eingeben (z.B. 15.03.). Facebook-Einbettung: Keine Beschränkung mehr bzgl. Likes Eine gute Nachricht gibt es indes für alle, die ihr Reservierungs-Formular auch auf ihrer Facebook-Seite anbieten wollen. In der Vergangenheit hatte Facebook dies nur erlaubt, wenn die Seite über 2.000 Likes hatte. Das hatte es vielen unserer Kunden unmöglich gemacht, Reservierungen über Facebook anzunehmen. Erfreulicherweise hat sich Facebook inzwischen von dieser Regel verabschiedet. Die Einbettung des Online-Formulars ist nun auch möglich, ohne dass eine Mindestanzahl von Likes erfüllt sein muss. Wenn das also der Grund war, der Sie bislang davon abgehalten hat, Reservierungen über Facebook anzubieten, können Sie das mit Hilfe unserer Anleitung in wenigen Schritten realisieren. Belegte Tische/Plätze per Excel-Import Zunächst haben wir den Import von Kontakten und Reservierungen über Excel verbessert. Ab sofort können auch belegte Tische oder Plätze mit importiert werden. Der Importassistent bietet nun eine entsprechende Zeile an, über die direkt hinterlegt werden kann, dass bestimmte Tische oder Plätze bereits gebucht wurden und nicht im Anschluss manuell als belegt gekennzeichnet werden müssen. Zum Schluss noch eine Ankündigung einer weiteren, in Kürze hinzukommenden Funktion: Wir arbeiten derzeit an einer neuen Logik zur Berechnung der freien Tische im Online Formular. Hintergrund ist, dass die Ladezeiten bei großen Accounts mit vielen Tischen und Reservierungen an einigen Tagen sehr lang sind. Die neue Logik testen wir bereits mit einigen Kunden und sobald das abgeschlossen ist, schalten wir es für alle frei.

In den letzten Tagen haben wir wieder ein paar Änderungen live geschickt. Bei den beiden größten geht es um E-Mails, einmal um eine E-Mail für Sie und Ihre Kollegen und einmal um eine E-Mail, die automatisch am Tag nach dem Besuch an Ihren Gast verschickt wird. Beides ist natürlich optional und muss erst von Ihnen aktiviert werden. Alle Details im Video oder weiter unten. Tagesübersicht mit allen Reservierungen Die Tagesübersicht wird jeden Tag verschickt sofern Reservierungen für den Tag anstehen. Die Uhrzeit zu der das passieren soll können Sie einstellen, so dass die E-Mail erst kurz vor der Öffnung kommt und damit möglichst aktuell ist.  Wir verschicken die Tagesübersicht zum einen an die in den Accounteinstellungen hinterlegte E-Mail Adresse und an jeden Benutzer, der für den Tag Reservierungen angelegt hat.  Zur Aktivierung: Zahnrad => Accounteinstellungen => Name & Anschrift, Öffnungszeiten, Sprache & mehr => Tägliche Zusammenfassung Follow Up E-Mail nach dem Besuch Die zweite neue Funktion ist eine E-Mail, die am Tag nach dem Besuch an den Gast verschickt wird. Hier können Sie zum einen einfach Danke sagen, um eine Bewertung bitten oder die eigenen Social Media Profile empfehlen. Die E-Mail wird am Morgen nach dem Besuch bei Ihnen verschickt sofern auf der Seite des Kontaktes der Haken bei "Reservierungsbestätigungen und Erinnerungen" aktiviert ist.  Die Follow Up E-Mail ist ebenso wie die E-Mail Erinnerung vor der Reservierung nur für Kunden im Professional-Paket verfügbar.  Zur Aktivierung: Zahnrad => Accounteinstellungen => E-Mail Texte ändern => Folgemitteilung: Text bearbeiten Zum Abschluss dann noch eine kleine Verbesserung im Webformular: Bislang konnten Sie dort direkt abfragen, ob der Gast Ihren Newsletter abonnieren möchte und diese Funktion wird auch gerne genutzt. Um die Anmelderaten besser in die Hand nehmen zu können, gibt es jetzt die Möglichkeit den Text hinter der Checkbox frei zu wählen. Sie können also unsere Standard Formulierung von "Ich möchte Ihren Newsletter bekommen" jetzt anpassen. 

Eine Reservierung als Option vorzumerken ist ein toller Service für Gäste, aber wie oft passiert es, dass die Option abläuft und Sie noch nicht sicher wissen, ob der Gast tatsächlich kommen möchte oder nicht? Darüber dass lange abgelaufene Optionen in den seltensten Fällen doch noch zum Besuch führen wollen wir da noch gar nicht sprechen. Besonders oft werden Termine freigehalten bei großen Veranstaltungen oder Hochzeiten. Sie versprechen dem Gast den Termin ab heute für zwei Wochen zu blocken, aber der Gast meldet sich im Anschluss nie wiedeKurzum: Es ist eine gute Idee Reservierungsoptionen zum vereinbarten Zeitpunkt entweder dingfest zu machen oder aber sie zu löschen, um den Raum oder Bereich wieder freizugebDamit Ihnen das leichter von der Hand geht und Sie keine separate Liste oder einen Kalender führen müssen, haben wir ein spezielles individuelles Feld eingeführt. Was individuelle Felder im CentralPlanner überhaupt sind können Sie in unserer Hilfe nachlesen. Einmal angelegt können Sie pro Reservierung eintragen, wann die Option ausläuft und sobald das passiert, bekommen Sie am selben Tag eine Erinnerung über alle an dem Tag abgelaufenen Optionen. Außerdem sehen Sie die Reservierung zusätzlich rot markiert in Ihrer Tagesansicht, wenn sie abgelaufen ist. Um das einzurichten gehen Sie auf das Zahnrad rechts oben, wählen die Accounteinstellungen und anschließend "Individuelle Felder". Dort können Sie dann das Feld vom Typ "Datum (mit E-Mail Erinnerung für Sie beim Ablauf)" anlegen. Wir hoffen das hilft Ihnen im Alltag und sorgt für mehr Ordnung und Umsatz!

In den letzten Wochen gab es wieder eine Reihe von Updates am Reservierungsbuch, Zeit für ein Update.  Geändertes Verhalten bei E-Mail BestätigungenSobald Sie eine Reservierung anlegen können Sie einstellen, ob der Gast eine Bestätigung an seine E-Mail Adresse bekommen soll.  Auch wenn Sie eine Reservierung bearbeitet haben konnten Sie schon länger einen Haken setzen, um den Gast per E-Mail über die neuesten Daten zur Reservierung zu informieren. Damit nicht versehentlich E-Mails an die Gäste verschickt werden, nur weil man eine interne Notiz oder den zugewiesenen Tisch geändert hat, haben wir den Haken beim Bearbeiten von Reservierungen bislang immer automatisch deaktiviert. Das führte aber dazu, dass wir pro Reservierung nicht mehr genau wussten, ob ein Gast E-Mail Bestätigungen haben möchte oder nicht. Um die gewählte Einstellung eindeutig erkennbar zu machen haben wir das Verhalten bei dem Haken nun geändert: Ist der Haken aktiv will der Gast grundsätzlich per E-Mail informiert werden. Ist der Haken aus will er das nicht. Damit Sie den Haken jetzt aber nicht immer manuell entfernen müssen verschicken wir E-Mails an den Gast ausschließlich dann, wenn für ihn relevante Dinge geändert wurden. Das heißt eine Änderung an der Notiz löst zum Beispiel keine E-Mail aus. Die E-Mail an den Gast wird nur verschickt, wenn Sie den Haken gesetzt lassen und den Tag oder die Uhrzeit der Reservierung ändern.  Durch diese Änderung wird auch unsere neue Funktion erst sinnvoll möglich: Die Erinnerung des Gastes am Tag vor der Reservierung.  Automatische E-Mail Erinnerung vor der ReservierungNo Shows sind nervig und teuer für jeden Betrieb, da sind wir uns wahrscheinlich einig. Gäste reservieren Wochen vorher einen Tisch zur besten Zeit und tauchen dann nicht auf. Oftmals schlägt das direkt auf den Tagesumsatz durch.  Wir werden No-Shows für Sie nicht komplett verhindern können, wir können die Zahl aber hoffentlich reduzieren mit unserer neuen Funktion zur Erinnerung des Gastes vor seiner Reservierung.  Alle Nutzer unseres Professional Paketes können dazu ab sofort einen eigenen Text formulieren oder auf unseren Entwurf zurückgreifen. Sobald die Funktion aktiviert ist verschicken wir dann täglich Erinnerungen an die Gäste, die am nächsten Tag bei Ihnen reserviert haben. Voraussetzung ist natürlich, dass bei dem Gast eine E-Mail Adresse hinterlegt ist und dass die E-Mail Benachrichtigungen für ihn aktiviert sind in der Reservierung (siehe oben).  Um die E-Mail Benachrichtigung zu aktivieren gehen Sie auf das Zahnrad, wählen die Accounteinstellungen und klicken dann auf "E-Mail Texte". Dort können Sie die Erinnerungsmails mit einem Klick aktivieren oder aber den Text nach Ihrem Geschmack anpassen. Wir hoffen die Änderungen erleichtern Ihren Alltag!