So vermeiden Sie Doppelbelegungen bei Online-Reservierungen

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So vermeiden Sie Doppelbelegungen bei Online-Reservierungen

Doppelbelegungen passieren sehr selten, wenn es aber doch dazu kommt, kann es umso ärgerlicher sein. Mit der Reservierungssoftware CentralPlanner können Sie doppelte Belegungen vermeiden.

Wir haben vier Tipps für Sie, mit denen doppelte Reservierungen kein Thema mehr sind!


1. CentralPlanner regelmäßig aktualisieren

Zu einer Doppelbelegung kann es z.B. kommen, wenn Sie Gäste ohne Reservierung in Ihrem Restaurant empfangen und zu einem Tisch schicken, während ein anderer Nutzer Ihres Accounts kurz vorher eine Reservierung für denselben Tisch angelegt hat oder eine Online-Reservierung reingekommen ist. Aktualisieren Sie das Reservierungsbuch also kurz, bevor Sie den Walk-In Gästen einen scheinbar freien Platz zusichern. Oder behalten Sie den Bereich oben links im Auge. Dort werden ohne Aktualisierung die Anzahl der offenen Online-Reservierungen angezeigt.

2. Geben Sie nur einen Teil Ihres Betriebs für Online-Reservierungen frei

Wenn Sie Ihre Gäste online reservieren lassen möchten, haben Sie die Möglichkeit Räume und sogar einzelne Tische zu bestimmen, die reserviert werden können. D.h. Sie lassen z.B. nur fünf von zehn Tischen zur Online-Reservierung zu und sperren die Online-Verfügbarkeit der restlichen fünf Tische. Diese können Sie dann für Walk-Ins nutzen und auf sie ausweichen, sollte es zu einer doppelten Belegung kommen.

In Ihrem Online-Formular wählen Sie die Räume aus, die Ihre Gäste online reservieren können. Sie können die Räume durch Setzen des Häkchens online oder offline schalten. Nur die Tische des jeweiligen Raumes, die vorher schon von Ihnen im Tischmanagement freigeschaltet wurden, sind ab jetzt für die Online-Reservierung verfügbar.

3. Teilen Sie die Tische von Hand zu

Bei der Erstellung Ihres Online-Formulars können Sie zwischen einer vollautomatischen und einer manuellen Platzvergabe wählen. Bei einer vollautomatischen Platzvergabe weist CentralPlanner die Tische den Reservierungen zu. Wählen Sie die manuelle Platzvergabe, teilen Sie den Gästen die Tische selbst zu. In dem Fall erhalten Sie eine Buchungsanfrage und die Gäste erst dann einer Reservierungsbestätigung, wenn Sie sie rausschicken.

4. Legen Sie Reservierungszeiten fest

Bestimmen Sie bis wann eine Reservierung für den gleichen Tag eingegangen sein muss. Es kann sinnvoll sein einen Online-Reservierungsstopp, z.B. ab 18 Uhr, festzulegen. Dann haben Sie die Reservierungen für den Abend besser im Blick und Walk-Ins, die in der Schlange auf einen Tisch warten, können nicht spontan noch eine Buchung per Smartphone tätigen. Damit vermeiden Sie Chaos und können sich auf die Arbeit vor Ort konzentrieren anstatt nachzuschauen, ob noch eine Online-Reservierung reingekommen ist. Sie können natürlich weiterhin telefonisch Reservierungen annehmen.

Wenn Sie bereits CentralPlanner Kunde sind und an einer detaillierten Anleitung interessiert sind, finden Sie hier den Hilfeartikel.

von Pia Behme über Reservierung und CentralPlanner

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Wer steckt dahinter?

CentralPlanner ist das wahrscheinlich einfachste digitale Reservierungssystem am Markt. Wir lösen damit viele Probleme, die das klassische Reservierungsbuch im Alltag mit sich bringt: Es ist hinter dem Tresen, nie da wo man es gerade braucht. Es ist unübersichtlich und von Online Reservierungen hat es auch noch nie etwas gehört.